Como melhorar o sistema de entrada no evento de forma simples

A experiência de um evento começa bem antes de dar entrada no evento. Quando o espectador ou público ouve falar do teu evento, procura saber mais informações e até comprar o bilhete já passou por uma fase grande de relacionamento com o teu evento.

A entrada no evento é sem dúvida um dos pontos cruciais para que o espetador se sinta motivado. Tens-lhe dado a  atenção a que merece? Ninguém gosta de ficar muito tempo na fila ou de se sentir enganado.
Deixo-te aqui os 6 pontos milagrosos para garantir que qualquer evento corre bem logo de início.

10 pontos para melhorar o sistema de entrada no evento

1) Separa as filas

Não faz sentido uma pessoa que comprou o bilhete previamente ter que ficar na mesma fila dos que não compraram o bilhete. Dependendo da dimensão do espetáculo, gosto de dividir a entrada em 2/3 filas. 1 para quem pré-comprou o bilhete. 2 para a guestlist VIP, 3 para os que vieram para comprar à porta.

2) Filas bem sinalizadas

Tem a certeza que as pessoas entendem a forma como estás a separar as filas de forma a que tudo corra da melhor forma.

3) Triagem na fila

Não há quase nada mais frustrante do que passar 20 minutos numa fila para entrar e entender que está na fila errada. Quando tens uma fila demasiado longa, tenta alocar alguém para que possa fazer uma triagem no local e garantir que todas as pessoas estão na fila correcta.

4) Guest List Digital

Chega de papeis confusos e mal ordenados com nomes de última hora escritos à mão e com uma caligrafia de médico. Organiza todas as guest lists num formato digital (excel ou word) que possibilite a localização rápida do nome e agilize da melhor forma a entrada dos convidados!

5) Troco 

O bilhete é 8€? Prepara várias moedas de 2€ porque toda a gente vai querer pagar com 10€, ou com 20€. Previne-te.

6) Garante que quem está à porta sabe tudo sobre o evento

É crucial que quem está à porta do evento saiba tudo o que vai acontecer, qual o tipo de público, quem são os convidados, etc. Ninguém como eles para te tentar ajudar a vender mais uma entrada a quem está só de passagem. Pensa nisso.

7) Comunicação clara pré-evento

Envia um e-mail ou mensagem com todas as informações essenciais: localização, horários, regras de entrada e FAQ. Um público bem informado chega mais preparado, o que ajuda a evitar confusões na entrada.

8) Uso de tecnologia

Considera implementar check-ins com QR codes ou apps de bilhética digital. Isso reduz filas e torna o processo mais eficiente, especialmente para grandes eventos. Outra ideia será criar um canal de comunicação whatsapp para que possas ajudar em tempo real à distância.

9) Ambiente acolhedor na entrada

Uma boa entrada começa com simpatia. Equipa os colaboradores com sorrisos e paciência. Isso melhora a experiência e reduz a perceção de tempo de espera.

10) Ponto de informações visível

Nem todos chegam sabendo onde se devem dirigir. Um ponto de informações claro e bem identificado pode ajudar a reduzir o fluxo nas filas e evitar confusões.

Bom gig!

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